Tisk elektronických formulářů

Formuláře dnes představují jeden ze stavebních kamenů obchodních procesů.

Denně se setkáváme :

• s objednávkami
• fakturami
• s poštovními poukázkami
• s dodacími a evidenčními listy
• s hlavičkovými dokumenty

Všechny jmenované dokumenty mají společnou vlastnost:

Obsahují velké množství informací, které se nemění - typicky logo společnosti je stále stejné, obchodní formuláře si zachovávají rozvržení polí a tabulek.

Většina uživatelů tuto vlastnost využívá a tiskne své dokumenty na již předtištěné formuláře, nebo tiskne pomocí vzorových předloh, např. šablon, v programu MS Word.

Nevýhody běžných přístupů

a) Předtištěné formuláře
Používání předtištěných formulářů s sebou nese problémy s jejich aktualizací, distribucí a skladováním. Tyto problémy představují často podceňované zvýšení provozních nákladů spojených s tiskem firemních dokumentů.

b) Firemní šablony
Šablony lze sice velice snadno aktualizovat a distribuovat, jejich používání však znamená, že při tisku jsou do tiskárny opakovaně posílána stejná data. To často vede k výraznému zpomalení tisku a zvýšení provozu počítačových sítí. Dalším častým problémem firemních šablon je jejich personalizace - např. každé lokální pracoviště potřebuje mít v zápatí dokumentu svoje vlastní data, celkový vzhled dokumentu musí ale odpovídat centrálnímu návrhu.

Pro usnadnění tisku formulářů nabízíme řešení odpovídající různým podmínkám, aplikacím a operačním systémům. Základem těchto řešení je elektronické oddělení a opětovné sloučení statických a dynamických částí dokumentu. Oddělení formuláře od dynamických dat přináší následující výhody:

• Výrazné zmenšení velikosti tiskových souborů a následně jejich rychlejší zpracování - tedy rychlejší tisk bez zatěžování počítačových sítí.
• Tisk profesionálních grafických dat na dokumentech i z operačních systémů, které tisk grafiky nepodporují (např. SAP nebo AS400).
• Eliminace všech potíží spojených s používáním předtištěných formulářů
• Tisk jakýchkoli formulářů v libovolném pořadí bez nutnosti přehazovat obsah vstupních zásobníků.
• Přesný soutisk dat včetně grafických.
• Dodržování pravidel pro vzhled firemních dokumentů - tzv. corporate layout. Uživatelé nemají žádnou možnost měnit požadovaný vzhled dokumentů.
• Jednoduchou centrální správu dokumentů. Formuláře mohou být vytvářeny centrálně a následně distribuovány na všechny tiskárny v organizaci. Změna ve vzhledu formuláře nevyžaduje změnu programového vybavení uživatelů.

Nabízíme principiálně dva typy řešení:

1. Systém ukládání formulářů do paměti tiskáren

umožňuje tisk i náročných grafických dat z aplikací, které standardně tisk grafiky nepodporují. Uložený formulář s výhodou simuluje používání předtištěných médií i z takových systémů jako je SAP nebo AS/400, je však možné je používat i ze starších aplikací běžících v systému MS-DOS.

Ukládání formulářů do tiskáren dává možnost oddělit statická a dynamická data dokumentu a statickou část uložit přímo do tiskárny. Uložený formulář lze jednoduchým způsobem přičlenit k dynamickým datům posílaným do tiskárny, takže uživatel získává dokument tištěný podobně jako dokument na předtištěném papíře.

Princip činnosti řešení:

• V libovolném grafickém programu je vytvořen návrh grafického vzhledu formuláře, typicky vzhled např. původně používaného předtištěného hlavičkového papíru.

   

• Grafický návrh je prostřednictvím speciálních nástrojů umístěn do paměti tiskárny.

   

• Aplikace původně tisknoucí na předtištěný papír musí být upravena tak, aby spolu s daty posílala příkaz pro vyvolání formuláře z paměti tiskárny.

   

• Při změně vzhledu formuláře (např. nové telefonní číslo, změna loga, přidání informace o www stránce,…) je potřeba pouze změnit vzhled v grafickém programu a nový formulář opětovně nahrát do tiskáren. Aplikace se měnit nemusí.

   

Pro ukládání formulářů do tiskáren jsou používány FLASH SIMM/DIMM paměťové moduly.

1. 2. Dynamické formátování proti ukládání formulářů do tiskáren nabízí značné rozšíření inteligence tiskového systému. Je implementováno pomocí softwarových nástrojů, které kromě samotného formátování dokumentů umožňují také distribuci, archivaci, opakovaný tisk a další funkce.

Softwarové řešení je postaveno na aplikaci, která dokáže na základě dat generovaných aplikací, která vytváří dokumenty, sestavit výsledný tištěný dokument obsahující samozřejmě datové položky a doplňkovou grafiku.

V rámci programu tiskových řešení pro HP tiskárny nabízíme zákazníkům softwarový produkt s názvem BlueMega MegaForm.