Sledování nákladů na tisk a zabezpečení tisku
Tisk dokumentů patří k základním a nevyhnutelným činnostem v každé fungující organizaci. Papírová podoba dat má stále v obchodních procesech nezastupitelnou úlohu.
V mnoha organizacích je však tisk považován za samozřejmou a z hlediska další správy druhořadou činnost. Lidské a finanční zdroje společnosti jsou proto vynakládány primárně na projekty s tiskem nesouvisející.
Tisk dokumentů se však výraznou měrou podílí na nákladech organizace. Každá stránka dokumentu vytištěná na monochromatické laserové tiskárně stojí nejméně 70 až 80 haléřů na nákladech na spotřební materiál, pořízení tiskárny a energie. Tato částka nijak nezohledňuje další skryté náklady, které je nutné s tiskem dokumentů spojit. K nim patří např. čas správců sítí spojený s administrací tiskáren, čas uživatelů ztracený při nutnosti tisknout dokument na tiskárnu, která je umístěna ve vzdáleném oddělení apod.
Analýza tiskového prostředí organizace přináší společnosti nezbytné informace o stavu, využití, funkčnosti a efektivity tiskového systému. Na jejich základě je možné:
- Optimalizovat výkon tiskového prostředí
- Plánovat budoucí nákupy tiskového vybavení
- Zefektivnit práci uživatelů při tisku dokumentů
- Snížit náklady na spotřební materiál
- Zvýšit možnosti uživatelů při tisku dokumentů
- Zjednodušit správu tiskáren správcům systému
Za účelem získání soustavného přehledu o tisku dokumentů je vhodné použít monitorovací nástroje neustále sledující stav tiskového prostředí společnosti.
Monitorování tiskových procesů umožňuje zjistit využití tiskáren ve společnosti, distribuci tisku dokumentů na jednotlivá zařízení, typy tiskových úloh, úzká místa systému, volné nevyužité kapacity.
K automatickému monitorování tiskových procesů nabízíme systém BlueMega MegaTrack. Tato aplikace zajistí "neviditelné" monitorování všech dokumentů, které uživatelé tisknou. Při tisku je o každém dokumentu udělán zápis do databáze, který obsahuje podrobné informace o dané tiskové úloze. Patří sem:
- Jméno dokumentu a login uživatele, který dokument tiskl
- Počet stran dokumentu, informace o velikosti dat dokumentu
- Informace o tiskárně, na které byl dokument vytištěn
- Typ a velikost tiskového média, informace o tom, zda byl dokument tištěn jednostranně nebo oboustranně
- Počet kopií dokumentu
- Informace, zda byl dokument tištěn barevně nebo monochromaticky
Záznamy v databázi mohou být následně zpracovány do reportů dávajících přehled o tom, jak se ve společnosti tiskne:
- Které tiskárny jsou nejvíce využívány, které jsou přetíženy a které naopak nevyužity
- Které funkce tiskáren jsou uživateli používány - jaké procento uživatelů tiskne oboustranně, kolik procent uživatelů využívá barevný tisk,…
- Časové rozvržení tisku úloh
- Kteří uživatelé a která oddělení nejvíce tisknou.
Na základě získaných informací lze kvalifikovaně rozhodovat o optimalizaci prostředí, o nákupu nových tiskáren, o budoucích požadavcích uživatelů na tisk dokumentů, ...
Zabezpečení tisku
I při tisku dokumentů se setkáváme s potřebou dokumenty proti neoprávněnému přístupu a jejich zneužití. Ve své podstatě je možné požadovat několik kategorií zabezpečení tištěného dokumentu:
- Zabezpečení dokumentu při přenosu po počítačových sítích, které je důležité zvlášť v případě posílání tiskových úloh přes soukromé nebo veřejné vzdálené počítačové sítě – např. přes Internet.
- Zabezpečení již vytištěného dokumentu před odcizením nebo neoprávněným čtením v době, kdy čeká na vyzvednutí ve výstupních podavačích.
» FollowMe Printing
» SecureJet
» SafeCOM