AutoStore

Při své činnosti organizace musí neustále pracovat s velkým množstvím dokumentů - s objednávkami, fakturami, dodacími listy, nabídkami, interními předpisy a mnoha dalšími. Velká část z těchto dokumentů vzniká uvnitř organizace, mnoho jich však také do organizace přichází z venku.

Mnoho organizací dnes začíná zavádět systémy automatizovaného zpracování dokumentů. Cílem těchto systémů je poskytnout uživatelům nástroje, které jim dají možnost přístupu ke všem potřebných informacím, včetně těch, které přišly do společnosti v papírové podobě.

Softwarový balík AutoStore je nástroj, který umožní dokumenty skenované na HP Digital Senderu a HP MFP tiskárnách okamžitě bez dalšího zásahu uživatelů ukládat do systémů automatického zpracování a publikace dokumentů. K takovým systémům patří např. Microsoft SharePoint Portal nebo Lotus Domino.

Představme si tedy blíže to, jak pracuje AutoStore.

AutoStore zpracovává dokumenty ve 3 fázích:

• Zachycení
• Zpracování
• Uložení

Zachycení dokumentu

V první fázi musí být dokument nejprve zachycen a předán k dalšímu zpracování. Jak již bylo zmíněno, AutoStore při zachycení dokumentu spolupracuje s HP Digital Sendery a HP MFP zařízeními, ale je schopen přijmout dokument pořízený i na osobním skeneru.

Jak takový proces zachycení dokumentu probíhá? Uživatel přichází k síťovému HP Digital Senderu s dokumentem, který potřebuje oskenovat a uložit do složky Microsoft SharePoint Portalu. V menu Digital Senderu si najde požadovanou volbu a po jejím zvolení nechává dokument oskenovat. Volba příslušné položky menu a oskenování dokumentu je to poslední, co uživatel musí udělat. Vše ostatní již zařídí Autostore. Digital Sender oskenuje dokument a uloží ho do adresáře AutoStoru. Spolu s dokumentem, kterým může být PDF dokument nebo TIFF obrázky oskenovaných stran, je do adresáře uložena také informace o tom, který uživatel dokument skenoval, kdy, jaké menu bylo zvoleno, případně jaké další informace o dokumentu uživatel na Digital Senderu zadal. Tyto informace AutoStoru stačí k tomu, aby rozeznal, o jaký typ dokumentu se jedná a jakým procesem se má dále zpracovávat. Na obrázku vidíte jak může vypadat menu Digital Senderu.

Pod displejem Digital Senderu jsou čtyři programovatelná tlačítka, kterým je možno přiřadit menu podle procesů pro zpracování dokumentů. Představme si, že chceme vytvořit jednoduchý proces, který zajistí, že oskenovaný dokument bude oskenován, zpracován OCR systémem a posléze uložen do složky Microsoft SharePoint Portal Serveru.

Na Digital Senderu si tedy vytvoříme programovatelné tlačítko se jménem "Obchod" a k němu přiřadíme menu s procesy týkajícími se obchodu. Příklad toho, jak bude nabídka procesů na Digital Senderu vypadat, je vidět na následujícím obrázku.

Pokud tedy bude uživatel poslat dokument do patřičné složky, vybere menu "Faktura". Digital Sender dokument oskenuje a odešle do AutoStore 2002 serveru.

Zpracování dokumentů Zpracování dokumentu je druhou částí procesu. Během zpracování je možné nechat dokument pouze někam překopírovat, ale také poměrně složitě zpracovat. Podívejme se nyní, jak vypadá definice zpracování dokumentu v AutoStore pro náš případ.

Pro definici procesů se v systému AutoStore používá aplikace AutoStore Process Designer. Zde vidíte, jak vypadá náš proces:

Tento proces je poměrně jednoduchý. Všechny dokumenty nalezené ve vstupním adresáři budou zpracovány profesionálním OCR filtrem, který je převede do editovatelného formátu. Výsledek optického rozpoznávání znaků bude dále uložen do adresáře SharePoint Portal Serveru.

Zastavme se však u zpracování. To může obsahovat celou řadu filtrů a nástrojů pro úpravu naskenovaného dokumentu. Složitější proces může vypadat např. takto:

Zde již je činností více. Naskenovaný dokument nejprve projde přes obrazový filtr, který může opravit špatně oskenovaný dokument (např. pootočený při podávání ve skeneru), potom projde detektorem čárových kódů, který dokáže na dokumentu najít čárové kódy a na jejich základě např. indexovat daný soubor, až je nakonec opět zpracován OCR filtrem a převeden na editovatelný text. Filtrů pro zpracování je dnes již celá řada a neustále přibývají další. K velmi zajímavým patří např. Form Recognition filter, který dokáže z dokumentu číst zvolené údaje a ukládat je do databáze. K používaným patří také konverze mezi formáty dokumentů, např. převod TIFF formátu do PDF apod.

Uložení dokumentu Poslední fází je uložení dokumentu na vybrané místo. Uživatelé Autostoru si mohou vybrat z celé řady možností, kam je možné dokument automaticky uložit: o Souborový systém o Microsoft SharePoint Portal Server o Microsoft Exchange veřejné složky o Lotus Domino o Documentum Store o FTP server, WWW servery o Databáze s podporou ODBC o Elektronická pošta o a další…

Do všech těchto systémů je možné dokumenty ukládat buď na pevné místo, nebo dynamicky na základě dat specifikovaných uživatelem nebo Digital Senderem. Jak jsme zmínili na začátku, Digital Sender předá AutoStoru nejen naskenovaný dokument, ale také datový soubor s informacemi o dokumentu. K těm patří např. informace o uživateli, který dokument oskenoval. Při konfiguraci ukládání zpracovaného dokumentu lze tedy nastavit např. následující:

Položka ~Sender~ v okně se specifikací adresáře zaručí, že AutoStore vytvoří pro každého uživatele jeho vlastní složku a bude jim jejich dokumenty do této složky ukládat.

Celý proces si ještě zopakujme na následujícím obrázku:

1. Zachycení
2. Zpracování
3. Uložení